- 仕事の優先順位の付け方を知りたい
- 仕事が期限に間に合わなくて悩んでいる
- 仕事に時間がかかっていつも残業してしまう
こういった人向けの記事です。
日々仕事はたくさん自分のもとにやってきますが、どういった優先順位をつけてやればいいのか、誰も教えてくれないと思います。
だいたいの人が自己流で仕事をやってしまっていますが、これだと余計に時間がかかってしまい、定時退社できるのに残業してしまうことになります。
優先順位をすぐに判断して効率よく仕事が出来たらいいですよね。
本記事では、仕事の優先順位をどのようにつけたら良いのかを３つのポイントで紹介していきます。
私は会社で所属しているグループ内で「残業時間の少なさが１位」で、昨年度の有給取得日数は「２０日」なので、仕事のやり方としては参考になると思います。
では、早速見ていきましょう。
仕事の優先順位を決める３つのポイント
よくあるビジネス書では「重要度と緊急度で仕事を分類分けをしよう」と書いていますが、具体的にどういった仕事が重要で緊急なのかは自分で判断しなければなりません。
正直、そんな分類分けしている暇があったら少しでも仕事を進めたほうがいいです。
そこで、本記事では具体的にどういった基準で優先度を決めるべきかを独自に３つのポイントにまとめました。
- 他の人に影響する仕事からやる
- 大きい仕事からやる
- 決まっていない仕事からやる
それぞれ具体的に見ていきます。
①他の人に影響する仕事からやる
仕事を大きく２つに分けて考えてみます。
- 自分の中で完結する仕事
- 他の人にも影響する仕事
自分の中で完結する仕事というのは、以下のような仕事です。
- 特に質問が出なさそうなもの
- 自分の実力で完遂できそうなもの
- 黙々と作業をするようなもの
このような自分の中で完結する仕事は後回しにして問題ありません。
一方で、他の人にも影響する仕事にはどんなものがあるのか、例を挙げてみます。
- 他の人から質問をされているもの
- 自分がやらないと他の人の進捗に影響が出るもの
- お客さんから依頼を受けているもの
このように、自分が何か行動をしないと他の人が行動できなくなってしまうものを優先して仕事をするようにします。
別の言い方をすると、自分が「ボール」を持っている時間をできるだけ少なくするのが大切です。
他の人からボールを受け取ったら、できるだけ早くそのボールを相手に返すことを意識するだけで、仕事が順調に進むようになります。
そう思った人はぜひ一度試してみてください。
不思議と1日にこなせる仕事の量が増えていることに気付くはずです。
②大きい仕事からやる
- 30分で終わりそうな仕事
- 3時間で終わりそうな仕事
みなさんはどちらから取りかかりますか？
こう考えた人は完全に間違いです。
以下のイラストを例に説明していきます。
- バケツ：1日にできる仕事の量
- 石：時間のかかりそうな仕事
- 砂：すぐに終わりそうな仕事
さて、バケツにできるだけたくさんの石と砂を入れようと思ったら、どうしたらいいでしょうか。
砂を先に入れると底上げされてしまい、大きい石が入らなくなってしまいますよね。
バケツにできるだけたくさん詰め込もうと思ったら、以下の流れになると思います。
- 石をできるだけ入れる
- 石の隙間に砂を入れる
この順番でやれば、石と砂でバケツいっぱいにすることができますね。
ただし、すべての石を入れ終わらなくて途中で少し砂を入れたとしても、石の高さを超えなければ砂で底上げされることはありません。
仕事もまったく同じで、1日にできる仕事量は決まっています。
決められた時間内でたくさん仕事をやろうと思ったら、まずは時間のかかりそうな仕事からとりかかるのが鉄則です。
すぐに終わりそうな仕事は、大きい仕事が終わってからまとめて片付けるか、大きい仕事の合間に少しずつ小さい仕事を片付けるというのがベストです。
砂といっても数分で終わるような砂に関しては、内容を忘れないようにしたり後で思い出そうとすることの方が大変なので、すぐにやることをおすすめします。
③決まっていないことが多い仕事からやる
- やることが明確で、４時間くらいかかりそうな仕事
- 不明点が多く、何時間かかるかわからない仕事
この２つの仕事があった場合、どちらからやりますか？
「①やることが明確で、４時間くらいかかりそうな仕事」を選んだ人は、完全に間違いです。
というのも、やることが明確になっているということは、「４時間くらいかかりそう」という自分の見積もりも正確である場合が多いです。
また、疑問点も出なさそうなので「自分の中で完結する仕事」になる確率が高いです。
一方で、「②不明点が多く何時間かかるかわからない仕事」は疑問点しかないですよね。
- 何をどうやって進めていくのか？
- 終わるのにどのくらい時間がかかるのか？
- 不明点は誰に聞いたら解決できるのか？
このような疑問が残ったまま後回しにしてしまうと、以下のようになってしまう可能性が高くなります。
- 不明点が多い仕事を後回しにする
- 「他の人に確認する」という行動が遅くなる
- ３日前から着手したが、確認したところ５日はかかる仕事だと判明
- 納期に遅れ、いろいろな人に迷惑をかけることになる
こうなってしまうと、間違いなくあらゆる人に迷惑をかけてしまうことになります。
まずは大きい仕事から始めて、隙間時間や最後にまとめて小さい仕事を片付けるようにしましょう。
まとめ
仕事の優先順位を決める３つのポイントを紹介してきました。
重要度とか緊急度とかは正直よくわかりません。
そんな難しいことを考えるよりも、自分の中で「この条件のときは優先度を上げる」といった基準を設けておくことが大切です。
基準があれば、基準を満たしていればすぐに取り掛かれますし、そうでない場合は安心して後回しにすることができます。
今まで優先順位を考えることに使っていた無駄な時間を仕事をする時間に充てることで、確実に仕事の質が上がっていくことでしょう。
ぜひ実践してみてください。
