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仕事

仕事を効率化して早く終わらせる方法6選【休む余裕がない人は必見】

  • 仕事を効率化して残業時間を減らしたい
  • 仕事を早く終わらせて有給消化したい
  • 平日のプライベートも充実させたい

こういった人向けの記事です。

社会人になって初めの頃は「残業したら残業代が出てラッキー!」なんて思っていました。

ですが年次を重ねていくにつれて、「時間はお金に変えられないな」と思うようになり、「何とか仕事を効率化して早く帰れるようにしよう」と考えいろいろと試し始めました。

少し行動を変えるだけで仕事をスピードアップできるなら、やってみる価値はありますよね。

この記事では、試してみて効果があった効率化の方法を6つに厳選して紹介しています。

私は会社で所属しているグループ内で「残業時間の少なさが1位」で、昨年度の有給取得日数は「20日」なので、仕事のやり方としては参考になると思います。

念のため補足しておきますが、会社の売上にはしっかりと貢献しているので決して暇をしているわけではありません。

では早速見ていきましょう。

仕事を効率化して早く終わらせる方法6選

仕事を効率化して早く終わらせる方法は、ずばり以下の6つです。

  1. スケジュール管理をする
  2. タスクの最初で本気を出す
  3. マルチタスクをやめる
  4. やる仕事の時間帯を意識する
  5. 適宜休憩を挟む
  6. 次を意識した仕事をする

一つずつ解説してきます。

①自分でスケジュール管理をする

まずはじめに自分でスケジュール管理をします。

職種によっては自分でスケジュール管理が難しい場合があると思うので、その場合は「そういう考え方もあるんだな」という程度で大丈夫です。

「スケジュール管理をする」というのは具体的にどうするかというと、与えられた仕事ややらなければいけない仕事をいつまでに終わらせるかを自分で決めます。

ペンギンくん
ペンギンくん
でも与えられた期限内で仕事ができればいいんじゃないの?

そう思った人もいるかも知れませんが、「パーキンソンの法則」は知っていますか?

例えば「3日かけて終わる予定の仕事」があったとしましょう。

よし、今日から3日後に完了させよう!

このように考える人は、完全に間違いです。

仮に2日あれば十分終わるような仕事でも、あと1日は「何か他に見落としはないか」「あの場合は大丈夫か」など様々な可能性を考え、結局3日の期間を使ってしまいます。

このように、「3日」という使える時間いっぱいまで作業時間が膨れ上がってしまう法則を「パーキンソンの法則」といいます。

この法則を知らない人は、知らず知らずのうちに時間を無駄にしてしまっている可能性が高いです。

対策方法としては、「自分で期限を決める」というのがとても大切です。

上司
上司
3日くらいでこの作業をお願いね。
部下
部下
(よし、今日から3日後に完了させよう!)
上司
上司
3日くらいでこの作業をお願いね。
部下
部下
(なんとか2日で終わらせるように作業を進めてみよう!)

これをやることで以下のメリットが出てきます。

  • 2日で終わった場合 → 仕事が早い人だと認識される
  • 結局3日かかった場合 → もし最初から3日の作業として予定していたら確実に遅れていた

仕事は「納期厳守」です。

納期を守ることで信頼も積み上げることができるので、まずは自分でスケジュール管理をするようにしましょう。

このとき「2日で終わらせる」という意思表示は不要です。

相手が「3日で終わる」と思っているのに「2日で終わった」場合は評価されますが、2日で終わると宣言して2日で終わっても「予定通り終わったんだな」という評価しかされません。

②タスクの最初で本気を出す

先ほどの「①自分でスケジュール管理をする」では、自分で期限を設定して作業することが大切だということを書きました。

例えば、3日かかる予定の作業を2日で終わらせようとする、といった具合ですね。

ペンギンくん
ペンギンくん
じゃあ1日目で50%、2日目で100%のペースでやればいいね!

単純に割り算をすると確かにそうなのですが、実際に作業をしてみるとこの通り進むことは難しいです。

やってみるとわかりますが、これだと2日目の方が作業時間がどうしても増えてしまいます。

これは「パレートの法則」が関係していて、「全体の8割は2割の要素で成り立つ」という法則です。

具体的に例を挙げてみましょう。

  • 会社の売上の8割は、2割のお客さんから発生している
  • スマホアプリを使う8割の人は、2割の機能しか使わない
  • 働きアリのうち、8割は働くが2割は働かない

これを仕事に応用すると、「8割の作業は2割の労力で済む」ということが言えると思います。

つまり、3日かかる予定の作業の場合は「1日8時間 ✕ 3日 ✕ 20% = 4時間48分」だけ作業をするだけで、作業全体の8割まで完成することができるということです。

したがって、この作業を2日で終わらせようと考えたとき、1日目で50%しか進んでいない場合は「全体の2割の労力すらかけられていない」ということになり、確実に2日では終わりません。

なので作業内容の理想としては以下のようになります。

  1. 初日に本気を出して8割まで終わらせる
  2. 2日目に残りの2割を終わらせる
ペンギンくん
ペンギンくん
でも1日目で8割も終わるかな?

最初は「薄く広く作業をする」ということがポイントになります。

資料の最初から順番に完璧に作成して8割の完成を目指す
→後半部分がまったく考えられていない状態になる
→後々思ってもみなかったところで問題が発生する
→期日に間に合わなくなる

資料全体の構成を決めて全体的に薄く広く作業をする
→全体が見えているため問題点の洗い出しもできる
→事前に解決できているため後で問題が発生しない
→期日まで手を止めることなくスムーズに作業ができる

タスクの最初で本気を出してほとんど終わらせてしまい、2日目以降は「少し力を抜いて作業をする」くらいでちょうどいいと思います。

③マルチタスクをやめる

A作業もB作業もC作業も少しずつやろう。

このようなマルチタスクは以下のようなデメリットがあるので、絶対にやめましょう。

  • 生産性が40%下がる
  • ミスをする確率が最大で50%上がる
  • 8歳児の平均IQと同じくらいのIQになる

マルチタスクではなく、シングルタスクに集中して作業をするようにしてください。

具体的には、以下のとおりです。

  • 1日目:A作業 2時間、B作業 2時間、C作業 2時間
  • 2日目:A作業 2時間、B作業 2時間、C作業 2時間
  • 3日目:A作業 2時間、B作業 2時間、C作業 2時間
  • 1日目:A作業 6時間
  • 2日目:B作業 6時間
  • 3日目:C作業 6時間

このように、1日に何個も違う作業をいれるのではなく、「今日はこの作業に集中する」「明日はこの作業だけにする」といったように、できるだけ1日にやる作業の種類を減らすようにしましょう。

今までマルチタスクをやってしまっていた人は、マルチタスクをやめるだけで40%も生産性が上がるはずです。

④やる仕事の時間帯を意識する

人間の集中できる時間帯というのが決まっていて、それにしたがって仕事をしたほうが圧倒的に効率的です。

私がおすすめする仕事の配分は以下のとおりです。

時間帯ごとの仕事配分
  • 午前中:集中力を必要とする仕事をする
  • 午後 :眠気が覚めるような仕事をする
  • 夕方 :頭をあまり使わない仕事する

まず午前中は一番人間が集中力を発揮できる時間帯なので、以下のような仕事をするといいです。

午前中にすべき仕事
  • 頭をフル回転させる必要がある仕事
  • 自分一人で集中しなければいけない仕事
  • ミスが許されないような仕事

次に、午後はお昼ご飯を食べたあとなので集中力が散漫になりがちです。

したがって午後は眠気を覚ましてくれるような仕事をいれるといいです。

午後にすべき仕事
  • 打ち合わせ
  • 外出
  • 立ち仕事

最後に、夕方は午前午後で集中力を使ってしまっているのであまり頭を使う必要がない仕事をするといいです。

夕方にすべき仕事
  • 資料作成
  • 経費申請などの雑務
  • 単純作業

おすすめはこのような仕事の配分なのですが、逆を言うと「午前中に会議をする」「午後に集中力が必要な仕事をする」といったことはやめたほうがいいです。

仕事の都合上このように出来ない場合もあるかと思いますが、できる場合は実際にやってみると効率が上がるのが実感できると思います。

⑤適宜休憩を挟む

頑張る人
頑張る人
8時間びっちり仕事をするぞ!

意気込みはすばらしいのですが、実際は8時間びっちり集中して仕事ができる人はいません。

集中力を維持するためには、適宜休憩を挟む必要があります。

少なくても90分に1回は自分の席から立ち上がって5分〜10分程度の休憩を挟むようにしましょう。

頑張る人
頑張る人
でも俺は3時間休憩無しで働けるぜ!

そういった人は、知らず知らずのうちに集中力が落ちていることに気付いていないだけです。

ペンギンくん
ペンギンくん
休憩スペースがない会社とかはどこで休憩するの?

私の会社もそうですが、休憩スペースがないと休憩しにくいですよね。

私は以下のような休憩の取り方をしているので参考にしてください。

  • 会社の外を少し歩いてくる
  • 階段で上がったり下がったりする
  • トイレの個室でボーっとする

⑥次を意識した仕事をする

今やっている作業が単純作業の場合、次にまた同じことを繰り返しやりたくないですよね。

「今の作業は近いうちにまたやりそうだな」と感じたら、次はもっと簡単にできるようにならないか考えてみましょう。

例えば以下のような感じです。

  • 手順をメモや画像で残しておき、いつでも参照できるようにしておく
  • 今回やった手順よりさらに簡単な手順でできないか考えておく
  • 作業自体をExcelなどのツールで自動化できないか考える

自動化は少し難易度が高いですが、手順を残しておくくらいならできそうですよね。

そんな作業してたら余計に時間がかかるのでは?

確かにそのときに少し時間はかかりますが、次回以降でそのときの努力が威力を発揮します。

次の仕事を意識して今の仕事をすることで、次の仕事がどんどん楽になっていくようになっていくのでぜひ実践してみてください。

まとめ

私の経験談から、仕事を効率化する方法について紹介してきました。

この記事を読んで、「なるほど、役に立った」で終わらせてしまってはいけません。

今日から明日から、実際の仕事で実践することがとても大切です。

「知っている内容ばかりだった」という人は、ちゃんと実践できていますか?

頭で理解しているのと実際に行動しているのとでは、大きな差があります。

「年休をちゃんと消化したい」「毎日早く退社したい」と考えている人は、ぜひこの記事の方法を試してみてください。

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